Отпускной сезон — это всегда особое время для бизнеса. Многие компании сталкиваются с необходимостью обеспечить бесперебойную работу и при этом дать сотрудникам возможность отдохнуть и восстановить силы. Эффективная организация работы в этот период требует продуманного подхода, гибкости и учета особенностей каждого бизнеса. В статье рассмотрим основные стратегии, которые применяют российские компании, а также роль экспертов в оптимизации этого процесса.
Виктория Саулова, руководитель брендингового агентства Saulova Branding:
В Saulova Branding мы организуем работу проектных команд на принципах гибкости и доверия, что стало особенно актуально с 2020 года, когда удаленный формат работы стал распространенным. Мы давно практикуем удаленную работу, и это позитивно влияет на результаты и операционную деятельность. Специфика творческой профессии позволяет участникам проектов оставаться вовлеченными в процессы даже во время отдыха – своего рода "офис с ногами в море". Иногда такой формат оказывается даже более продуктивным, поскольку полноценный отдых – ключ к высоким результатам.
Небольшие проектные команды и взаимозаменяемость специалистов позволяют нам поддерживать бесперебойность бизнес-процессов. Каждый член команды глубоко погружен в проект и обладает необходимой экспертизой. Это обеспечивает эффективное распределение нагрузки и непрерывность работы, даже когда кто-то из команды в отпуске.
Учитывая наше расположение в Крыму и то, что заказчики преимущественно находятся в других регионах России, удаленная работа – неотъемлемая часть нашего бизнес-процесса. Мы не требуем постоянного присутствия команды в офисе, главное – быть на связи и эффективно выполнять задачи.
Особое внимание уделяем планированию. Если сроки проекта совпадают с отдыхом специалиста, перед его отъездом проводим брифинг, распределяем задачи и назначаем ответственных. Такой подход минимизирует риски и синхронизирует команду. В результате достигается баланс между отдыхом и эффективностью. Мы уверены, что удовлетворенность работой – залог продуктивности. А возможность дополнительного заработка во время отпуска – отличная мотивация и вклад в общий успех проекта и агентства.
Артем Ступак, сооснователь и коммерческий директор ООО «АйдоЛаб»:
Мы занимаемся импортом пакетов для отбора проб Вихрь и пакетов для гомогенизации Interscience из США и ЕС в условиях санкций. Около 80% бизнес-процессов у нас оцифрованы и автоматизированы, поэтому сотрудники отдела продаж и маркетинга могут работать удаленно. Что позволяет менеджерам по продажам контролировать работу со своими клиентами из любой точки в России. А во время отпускного периода замещающему сотруднику доступна вся информация необходимая для ответа клиенту.
В связи с сезоном отпусков, увеличили срок отгрузки товара со склада до 7-10 рабочих дней, вместо 3-5 дней. Для клиентов изменения в сроках не являются критическими. Учитывая, что и у самих заказчиков временные изменения режима работы в летний период, то никаких проблем из-за увеличения сроков поставки пакетов для отбора проб для них нет.
В тоже время, в пик отпускного периода мы ощутили снижение клиентской активности всего до 5%. Что нестандартно мало для этого периода. В прошлые годы в летний период активность продаж бы снижалась на 20-30%.
Виталий Абрамов, основатель бренда VARSEAS:
Как организовать работу в летний период без ущерба для бизнеса? Для меня это – один из ключевых вопросов сезона: ведь наши клиенты из индустрии косметики и БАДов не останавливаются ни на день, и мы не можем позволить себе паузу. Более того, одно из направлений нашего бизнеса – контрактное производство, мы поставляем сырьё для создания пищевых добавок, БАДов и активы для косметической продукции. Здесь особенно важно непрерывное сопровождение: любая задержка отражается на сроках запуска конечного продукта на рынок, а значит, мы должны держать процесс под контролем 365 дней в году.
Поэтому летние месяцы – это не только время заслуженного отдыха для сотрудников, но и период, когда клиенты ждут от нас прежней скорости и качества. Мы выстроили систему, которая позволяет совмещать оба этих аспекта:
- Планирование
Наши HR-специалисты формирует детальный график отпусков минимум на квартал вперёд, согласовывая его с руководителями ключевых направлений. Такой подход позволяет нам заранее распределить зоны ответственности и быть уверенными, что каждая функция будет закрыта.
- Перекрёстное обучение и наставничество
Мы сознательно инвестируем время в то, чтобы менеджеры и логисты владели смежными компетенциями. У каждого ключевого клиента есть два закреплённых специалиста – основной и «дублёр». Это обеспечивает полное понимание задач и бесперебойное ведение проектов, даже если один из сотрудников в отпуске.
- Регламенты и цифровая экосистема
Вся информация по заказам, спецификациям и текущим задачам аккумулируется в наших CRM- и ERP-системах. Любой ответственный сотрудник может быстро войти в курс дела, поднять историю взаимодействий и решить вопрос без задержек. Так мы минимизируем человеческий фактор и зависимость от личной вовлечённости.
- Проактивность
Маркетинг формирует планы кампаний и контент заранее. Благодаря этому летом мы не «догоняем» задачи, а просто активируем уже готовые механизмы. Лиды поступают стабильно, а дежурная команда качественно их отрабатывает.
Елена Усачева, генеральный директор Qugo:
HR-департамент Qugo совместно с руководством компании следят за тем, чтобы дать отпуск всем желающим отдохнуть летом, но не в ущерб бизнесу и не создавая пересечений по функционалу. Например, чтобы больше двух руководителей не уходили в отпуск одновременно. Работу платформы нельзя останавливать: мы как доменная печь — отпуск отпуском, но наши клиенты живут в режиме 24/7, а вместе с ними так функционируем и мы. Большую долю клиентов Qugo составляют компании из сегмента логистики последней мили, а это значит, что заказы на курьерскую доставку осуществляются бесперебойно. К тому же, наши клиенты раскиданы по более чем 260 городам России во всех 11 часовых поясах. Поэтому мы очень серьёзно относимся к графику отпусков.
Помимо этого, у разных отделов в нашей компании существуют свои специфические наработки в связи с отбытием в отпуск сотрудников. Например, департамент клиентского сервиса не может позволить бросить кого-то из клиентов без персонального менеджера или подвесить какие-то их текущие вопросы, поэтому в этом отделе ввели обязательную систему “завещаний”. Возможно, это звучит пугающе или даже кровожадно, но на деле это ноу-хау очень дисциплинирует и позволяет прибывшим из отпусков сотрудникам максимально легко влиться в рабочий процесс. Как это работает? В предпоследний рабочий день перед отпуском сотрудник готовит “завещание”. В групповом канале отдела человек публикует сообщение о том, где он будет отдыхать, а также в какие даты он будет без связи. Но самое главное — он указывает все свои текущие задачи и ответственных по ним коллег, которым он их делегировал. Правда, есть определенные правила: например, уходя в отпуск, нельзя переложить все свои задачи только на одного человека — они должны быть распределены минимум на троих коллег по цеху. Когда счастливчик, отбывающий в отпуск, делит свой клиентский портфель на кусочки между коллегами, он в обязательном порядке фиксирует текущие статусы по задачам, подсвечивает вопросы, требующие решения, и указывает сроки. Если требуется — прикрепляет скриншоты, которые помогают быстрее включиться в проблему. Другими словами, это “завещание” — это супер подробная инструкция для коллег.
Самим сотрудникам эта практика очень нравится: они красиво оформляют свои “завещания”, украшают их мемами и колкими замечаниями. Еще бы им это не нравилось! Ведь эта система помогает сохранить уровень оказываемого сервиса, потом быстрее включиться в работу и не потерять никаких важных моментов, когда человек, отгуляв положенный отпуск, возвращается в строй. Раньше, до внедрения этой процедуры, все возвращались, обнулившись. Когда ты, как белый лист, тебе требуется много времени, чтобы войти в рабочий режим. С системой “завещаний” на адаптацию требуется кратно меньше времени. К тому же, после возвращения сотрудника все, кого он оставил ответственными по своим задачам, пишут отдохнувшему коллеге короткое summary.
Такие “завещания” составляются накануне последнего рабочего дня, чтобы у коллег, которые будут бэкапить отпускника, было достаточно времени ознакомиться с поручениями, задать вопросы или запросить необходимые контакты или доступы.